Podpis elektroniczny inaczej nazywany jest danymi, które w postaci elektronicznej dołączane są do dokumentów i służą do identyfikacji osoby przesyłającej. E-podpis przypisany jest zawsze do jednej, konkretnej osoby i może mieć taką samą moc prawną jak odręczny podpis. Załatwianie spraw przez Internet w dobie dzisiejszej technologii nie jest już dla nikogo dziwne. To ułatwienie znacznie przyspieszyło wszelkie procedury oraz ułatwiło znacznie kontakt z administracją rządową, urzędami czy potencjalnymi Klientami.
Podpis kwalifikowany stosować można nie tylko przy wysyłaniu dokumentów do urzędów, ale także podczas wystawiania e-faktur, podpisywaniu dokumentacji medycznej lub przy podpisywaniu umów z kontrahentami.
Elektroniczny podpis kwalifikowany zalety, które tak bardzo cenią posiadacze to m.in. wygoda w użytku, oszczędność czasu i pieniędzy, szybkość działania oraz łatwiejsza weryfikacja wprowadzanych zmian. Elektroniczna metoda potwierdzania tożsamości znacznie ułatwia przedsiębiorcom wykonywanie obowiązków urzędowych. Pisma mogą zostać podpisane bez wychodzenia z firmy, a następnie bezpośrednio wysyłane do odpowiedniego organu administracyjnego.