Podpis elektroniczny inaczej nazywany podpisem cyfrowym jest sposobem na potwierdzenie i sprawdzenie autentyczności dokumentów opatrzonych tymże podpisem. W metodzie tej wykorzystuje się cyfrowe dane i matematyczne algorytmy, które posiadają zaszyfrowane informacje. Bardzo ważne przy tworzeniu e-podpisu jest zachowanie zasad bezpieczeństwa. Rozróżniamy dwa typy podpisów:
– zwykły podpis elektroniczny,
– bezpieczny certyfikowany.
Wersja zwykła nie jest podpisem kwalifikowanym, gdyż nie posiada certyfikatu i wykorzystuje się go głównie przy przesyłaniu korespondencji elektronicznej. Natomiast podpis kwalifikowany, bezpieczny wykorzystywany jest przy podpisach w pismach sądowych, czy deklaracjach podatkowych.
E-podpis używa się najczęściej w sytuacji:
– składania e-deklaracji w ZUS,
– składania e-deklaracji podatkowych,
– podpisywania umów handlowych, kontrahenckich,
– akceptacji faktur elektronicznych,
– akceptacji dokumentów,
– składania dokumentów do urzędów.
Podpis kwalifikowany paperless stał się ostatnio innowacją w biznesie. Ma za zadanie uświadomić przedsiębiorców przed nadmiernym, niepotrzebnym zużywaniem papieru.