Podatnicy rozliczający składki za ponad 5 osób mają obowiązek przekazać dokumentację do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w formie elektronicznej. W tym celu płatnik musi korzystać z odpowiedniego oprogramowania, spełniającego wymagania ściśle określone przez ZUS.
Należy pamiętać, że wysyłane dokumenty muszą zostać opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego osoby, która jest odpowiedzialna za przekazanie tych dokumentów.
Taki podpis:
– w skutkach prawnych jest równoważny z własnoręcznym podpisem,
– jest przyporządkowany wyłącznie do osoby go składającej,
– sporządza się za pomocą bezpiecznych urządzeń oraz danych służących do podpisu elektronicznego podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej ten podpis,
– jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
Upoważnienia ZUS z podpisem elektronicznym oznaczają, że przedsiębiorca może zlecić swojemu pracownikowi lub biuru rachunkowemu przygotowanie i przekazanie dokumentów do ZUS.